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2005/11/29

パソコンで年賀状 3

年賀状ソフトなんて、一年に一度だけ年末に使うのだから買うのは無駄だ、他のソフトで代用できないだろうかと考える人もいるでしょう。
今回は、年賀状ソフトを使わずに年賀状を作る方法を考えてみます。
年賀状を印刷するのに準備しなければならないのが、住所録と葉書裏面のデザインです。
今回はそのうちの「住所録」について書いてみます。

住所録を管理できるソフト
年賀状ソフト以外で住所録を管理して、宛名印刷を行うには色々なソフトを使うことが出来ます。
1.PIMソフト
PIMソフトとは、Personal Information Managerの頭文字を取ったもので、パソコンやPDAで使うシステム手帖のようなものです。
システム手帖ですから、勿論住所録管理機能は優れているのですが、年賀状など日本の葉書、特に縦書き住所の印刷には案外使い勝手が悪いものです。
代表的なパソコン用PIMソフトとしては、「Microsoft Outlook」と「ロータスオーガナイザー」です。
Microsoft OutlookはMicrosoft Wordの差し込み印刷機能を使わなければ、ハガキや封筒の宛名印刷が出来ません。
ロータスオーガナイザーでは、宛名の縦書き印刷が出来ません。
住所録を使って、郵便物(特に日本の郵便物)の宛先印刷を数多く行う機会が多い場合はあまり役に立ちません。
2.日本語ワープロ
日本語ワープロソフトと言えば、代表的なものは「一太郎」と「Microsoft Word」でしょう。
Microsoft Wordでは、住所録のテンプレートをダウンロードして宛名印刷を行うことが出来ますが、検索機能などはなく年賀状の宛名印刷には全く役に立ちません。
一太郎では、「ツール」ー「拡張機能」ー「住所録」コマンドで、「住所録」を作成することが出来ます。
「ナビ」ー「よく使うテンプレート」ー「開く」で「ハガキ作成」を選択すればハガキ宛名面を「住所録」を使って印刷することが出来ます。
一太郎の住所録は、50音順で送りたい人の住所を選択することも出来、個人の住所録程度なら十分に使える機能となっています。
ハガキ以外にも、宛名ラベルなどもテンプレートを使って(自分でテンプレートを作ることも出来る)印刷することが出来ます。
日本製のワープロソフトだけのことはあります。
3.住所録専用ソフト
住所管理専用ソフトも市販されていますが、多くは業務用顧客管理ソフトで非常に高機能なものです。
業務用に使うのなら良いのですが、個人で使うには非常に高価であり、これを使うのなら年賀状ソフトを買った方が良いでしょう。
個人で友人や仕事関係者の住所を管理する場合、シェアウエアやフリーウエアのオンラインソフトをお奨めします。
オンラインソフトは、パッケージソフトとは異なり、機能が限定されたり商用ソフトでは当たり前の機能が付いていないものもあります。
しかし安価であり、特にフリーウエアは無料で使うことが出来るのですから、まず試してみましょう。
数多く試してみた結果、私の独断で、二つのフリーウエアソフトを紹介しておきましょう。
・使って!住所録 http://www.vector.co.jp/soft/win95/personal/se290635.html
・はじめての住所録 http://www.vector.co.jp/soft/win95/personal/se255415.html
選ぶ時の注意
このように、住所の管理・宛名印刷には、色々なソフトを使うことが出来るのですが、それぞれ一長一短があります。
ここで、年賀状の宛名印刷を年賀状ソフト以外で行う場合に気をつけるポイントをまとめてみましょう。
1.検索機能のあるソフトを選ぶ
一気に住所録を作って、一気に印刷するのなら良いのですが、多くの人は少しずつ作って、少しずつ印刷していくものでしょう。
相手によってデザインを変えて印刷したい場合も多いでしょう。
こんな時、検索機能を使うとても便利です。
友人と仕事関係の人と別のデザインで送りたい場合など、検索機能があるとすぐに選び出すことが出来ます。
住所録をダブって作ってしまったり、ダブって印刷してしまったりのうっかりをなくすためにも必要ですね。
せめて、50音順に並べられる機能くらいはあるものを使いましょう。
Excel等でも住所録は作れ、ソートや検索は出来ますが住所録ソフトの使い勝手には及ばないでしょう。
フリーウエアでも良いから住所録ソフトを使った方が便利です。
住所録専用のソフトなら、最低限50音順にソートする機能くらいは付いています。
2.縦書きに対応しているソフト
年賀状は縦書きで住所を書きたいという人も多いでしょう。
ロータスオーガナイザーなどの外国製ソフトの中には、縦書きに対応していないものがあります。
出来るだけ、日本製ソフトを使われることをお奨めします。
3.フォント
年賀状には、毛筆系のフォントを使いたいという人も多いはず。
年賀状ソフトなら、大抵のソフトに毛筆系のフォントが搭載されています。
しかし、Windowsにはもともと、毛筆系フォントは搭載されていません。
Microsoft Wordなどがインストールされていても、毛筆系のフォントはありません。
フォントだけを買っても良いのですが、フォントというものは案外高価のものです。
年賀状のためだけにフォントを買うのであれば、年賀状ソフトを買った方が安いでしょう。
どうしても、毛筆系のフォントで印刷したい方は、フォントだけ買うか、年賀状ソフトを買いましょう。
ワープロソフトでも、一太郎なら毛筆系のフォントが搭載されています。
やはり、日本人が作り日本のソフト会社が売っている、日本語ワープロだけのことはあります。
4.郵便番号変換機能
住所データ入力において、郵便番号変換機能が付いているのと付いていないのとでは、入力作業効率が大きく違います。
市販の住所録ソフトはもとより、大部分のオンラインソフトにおいても、郵便番号から住所への変換が可能であり、ソフトによっては住所から郵便番号の変換も出来ます。
ただし、Microsoft Outlookやロータスオーガナイザーにはこの機能がないようです。
面倒でも、一々入力が必要であり、郵便番号がわからない場合は郵便番号簿などを調べなければなりません。
郵便番号は行政区画の変更で、変わることがあります。
特に今年は市町村合併が多くかなりの変更があります。
市販の住所録ソフトやオンラインソフトには、日本郵政公社のサイトから基本となる新しい郵便番号データをダウンロードして、ソフトの郵便番号辞書を更新する機能が付いています。
しかし、年賀状ソフトやワード、一太郎などのワープロソフトは郵便番号辞書更新ファイルをソフト会社のサイトからダウンロードしなければならず、最新の郵便番号辞書を使うことが難しいようです。(一年に1~2度しか更新ファイルが提供されていません)
さらに、年賀状ソフトの場合は前年度販売のバージョン程度までしか更新ファイルが提供されていません。
この点に関しては、市販やオンラインソフトの住所録ソフトの方が使い勝手が良いように思います。
5.発信履歴の保存
発信履歴を記録・保存しておくと、次回送る時の参考になり、又二重に送ってしまったりするミスを防ぐことが出来ます。
多くの年賀状ソフトや、市販の住所録管理ソフトにはこの機能があり、印刷時に記録を残してくれます。
受信の記録も残せるものもあります。
オンラインソフトの中にも、この機能を付けたものがあります。
正月に配達された年賀状を見て、「あれっ、この人に年賀状を送ったかな?」と不安になる時がありますが、発信記録が残っているとこんな心配をしなくて安心です。
6.その他
宛名書きを縦書きにすると、番地などの数字が「1,2,3」のようなアラビア数字では見にくく、あまり格好のよいものではありません。
やはり、「一、二、三」と漢数字で印刷したいものです。
住所録データはアラビア数字で入力しておいても、印刷時にはソフトが自動的に漢数字に変換してくれると便利です。
この機能は、ほとんどの年賀状ソフトや、ワード・一太郎などのワープロソフトにも付いています。
しかし、フリーウエアの住所録ソフトにはこの機能が付いていないものもあります。
付いてなければ、住所データそのものを漢数字で書くしかありません。
印刷の際しては、この機能があるかどうかを注意しましょう。

このように見ていくと、年賀状ソフトを使わずに住所録を管理して、年賀状の宛名書きを印刷するには、日本語ワープロ「一太郎」が一番使い勝手が良いのではないかと思います。
次は、オンラインソフトの住所録ソフトでしょうか。
ワードや、PIMソフトは年賀状の宛名印刷にはあまり使い勝手が良いとは言えないようです。
縦書き印刷とか、毛筆フォントとかにこだわらなければ、他のソフトでも良いのですが。

次回は、年賀状ソフトを使わずに、裏面を作ることを考えてみます。

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